Kamu ihalelerine hazırlanan firmaların en sık sorduğu konulardan biri iş deneyim belgesi geçerlilik süresi meselesidir. Kısa cevap şudur: İş deneyim belgesinin üzerinde yazan bir son kullanma tarihi yoktur. Ancak bir belgenin ihalede değerlendirmeye alınabilmesi için belgeye konu işin belirli bir süre içinde tamamlanmış olması gerekir. Yani asıl mesele belgenin “geçerli” olması değil, o ihalede “kullanılabilir” olmasıdır.
İş Deneyim Belgesinin Son Kullanma Tarihi Var mı?
Hayır. 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu ve buna bağlı uygulama yönetmelikleri, iş deneyim belgesi için “şu tarihte sona erer” şeklinde bir süre öngörmez. Belge, düzenlendiği andan itibaren belge sahibinin o işi yaptığını gösteren resmi bir kayıt olarak kalır.
Buna karşın her ihalede, sunulan belgenin hangi zaman aralığındaki işlere ait olabileceği sınırlandırılmıştır. Belge ortadan kalkmaz; fakat zaman geçtikçe bazı ihalelerde değerlendirmeye alınamaz hâle gelir. Uygulamada “geçerlilik süresi” denilen şey, işte bu kullanılabilirlik penceresidir.
İş Deneyim Belgesi Geçerlilik Süresi: 15 Yıl ve 5 Yıl Kuralı
Değerlendirmeye alınacak sürenin başlangıç noktası, ihalenin ilk ilan tarihi (davet usulü ihalelerde davet tarihi) esas alınarak geriye doğru hesaplanır. İhale türüne göre süre farklıdır:
- Yapım işleri: İlk ilan veya davet tarihinden geriye doğru son 15 yıl içinde kabulü yapılmış işlere ait belgeler değerlendirilir.
- Mal alımları: İlk ilan veya davet tarihinden geriye doğru son 5 yıl içinde kabulü yapılmış işlere ait belgeler dikkate alınır.
- Hizmet alımları: Mal alımlarında olduğu gibi son 5 yıllık süre uygulanır.
Bu nedenle aynı belge, ilanı bu yıl çıkan bir yapım ihalesinde kullanılabilirken birkaç yıl sonra ilan edilecek bir ihalede süre dışında kalabilir. Belgenin durumu her ihale için, o ihalenin ilk ilan ya da davet tarihine göre ayrıca kontrol edilmelidir.
İş Bitirme ve İş Durum Belgesinde Süre Nasıl Değerlendirilir?
İş deneyim belgeleri tek tip değildir ve süre hesabı belge türüne göre anlam kazanır:
- İş bitirme belgesi: Tamamlanmış ve kabulü yapılmış işler için düzenlenir. Süre hesabında belirleyici olan, işin kabul tarihidir.
- İş durum belgesi: Henüz devam eden işler için, işin belirli bir kısmının gerçekleştirilmiş olması hâlinde düzenlenir. Devam eden bir işe ait olduğundan değerlendirme şartları iş bitirme belgesinden farklıdır.
- İş yönetme ve iş denetleme belgeleri: Kişilere, yönettikleri veya denetledikleri işler için düzenlenir; bunlarda da ilgili işin süre sınırı içinde kalması gerekir.
Belgenin nasıl düzenlendiğine dair ayrıntılar için iş deneyim belgesi nasıl alınır yazımıza göz atabilirsiniz.
Güncelleme Belgenin Süresini Uzatır mı?
Bu konu sıkça karıştırılır. Güncelleme, belgenin tutarını bugünün şartlarına taşır; süresini uzatmaz. 13 Ağustos 2018 tarihli ve 30508 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan düzenlemeyle, belge tutarları ihalenin ilk ilan veya davet tarihinin bulunduğu aydan bir önceki aya ait Yİ-ÜFE endeksi kullanılarak güncellenmektedir.
Yani eski tarihli bir belgenin tutarı güncellemeyle yükselebilir, ancak kabul tarihi 15 veya 5 yıllık sınırın dışına düşmüşse güncelleme bu durumu değiştirmez. Konunun ayrıntıları iş deneyim belgeleri güncelleme düzenlemesi yazımızda anlatılmıştır.
Sürenin Yanında Kontrol Edilmesi Gerekenler
Bir belgenin süre içinde kalması tek başına yeterli değildir. İhaleye girmeden önce şu noktalara da bakılmalıdır:
- EKAP kaydı: Belgeler EKAP üzerinde düzenlenir veya kaydedilir. EKAP’a kaydı bulunmayan belgeler ihalede kullanılamaz; idare de sunulan belgeyi EKAP üzerinden teyit eder. Kontrol adımları için EKAP iş deneyim belgesi sorgulama yazımıza bakabilirsiniz.
- Benzer iş tanımı: Belgedeki işin, ihale dokümanında belirtilen benzer iş tanımına uyması gerekir.
- Tutar yeterliliği: Güncellenmiş belge tutarının, idarenin istediği asgari iş deneyim tutarını karşılaması gerekir.
- Belge sahibi ile istekli ilişkisi: Tüzel kişinin yarısından fazla hissesine sahip ortağın belgesi, en az bir yıldır kesintisiz ortaklık şartıyla tüzel kişi adına kullanılabilir. Belge şirketin kendi adına ise şirketin durumu önem kazanır.
Hazır Belge Alırken Süreye Neden Dikkat Edilmeli?
Hazır bir belge ya da şirket devri düşünen firmalar için kabul tarihi, belgenin kaç yıl daha işe yarayacağını doğrudan belirler. Kabulü yakın tarihli bir belge uzun süre kullanılabilirken, sınıra yaklaşmış bir belge yalnızca kısa bir dönem için anlamlıdır. Sitemizdeki güncel iş deneyim belgesi listesinde belgeleri incelerken bu noktayı mutlaka göz önünde bulundurun. Belgenin şirketle birlikte devredildiği durumlar için A.Ş ile birlikte iş deneyim belgesi yazımız yol gösterici olacaktır.
Sıkça Sorulan Sorular
20 yıl önce alınmış bir iş bitirme belgesi kullanılabilir mi?
Belge hâlâ resmi bir kayıttır; ancak yapım ihalelerinde değerlendirme son 15 yıl içinde kabulü yapılmış işlerle sınırlı olduğundan, kabulü bu sürenin dışında kalan belge o ihalede yeterlik için dikkate alınmaz.
Süre hangi tarihten itibaren hesaplanır?
Hesap, girilecek ihalenin ilk ilan tarihinden (davet usulünde davet tarihinden) geriye doğru yapılır. Belgenin düzenlendiği tarih değil, işin kabul tarihi esas alınır.
Belgeyi yenilemek ya da yeniden onaylatmak gerekir mi?
Belgenin periyodik olarak yenilenmesi gibi bir uygulama yoktur. Yapılması gereken, belgenin EKAP’taki kaydının doğru olduğunu ve girilecek ihalenin şartlarını karşıladığını kontrol etmektir.
Mal ve hizmet ihalelerinde süre neden daha kısa?
Mevzuat, mal ve hizmet alımlarında değerlendirmeyi son 5 yıl içinde kabulü yapılmış işlerle sınırlar. Bu nedenle bu alanlarda çalışan firmaların belgelerini daha sık gözden geçirmesi gerekir.
Belgenizin Durumunu Birlikte Değerlendirelim
Her belge ve her ihale kendi şartlarıyla ayrıca incelenmelidir; burada anlatılanlar genel bilgi niteliğindedir. MRT Danışmanlık olarak 20 yılı aşkın tecrübemizle belgelerinizin hangi ihalelerde kullanılabileceğini değerlendiriyor, iş deneyim belgesi ve devir süreçlerinde destek veriyoruz. Sorularınız için 0533 767 59 23 numarasından telefon veya WhatsApp ile ulaşabilir ya da iletişim sayfamızdan bize yazabilirsiniz.