Bir iş deneyim belgesinin ihalede işe yarayıp yaramayacağını anlamanın ilk adımı, belgenin EKAP’taki kaydını görmektir. EKAP iş deneyim belgesi sorgulama, belgenin gerçekten düzenlenip düzenlenmediğini, kimin adına kayıtlı olduğunu ve hangi bilgileri içerdiğini kontrol etmeye yarar. Bu yazıda sorgulamanın neden önemli olduğunu, hangi bilgilere bakılması gerektiğini ve özellikle hazır belge veya şirket devri öncesinde nelere dikkat edilmesi gerektiğini anlatıyoruz.
EKAP Nedir ve İş Deneyim Belgeleriyle İlişkisi Ne?
EKAP (Elektronik Kamu Alımları Platformu), Kamu İhale Kurumu tarafından işletilen ve 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu kapsamındaki ihale süreçlerinin elektronik ortamda yürütüldüğü platformdur. İş deneyim belgeleri de bu platform üzerinden düzenlenir veya kaydedilir.
Bu durumun pratik sonucu çok nettir:
- EKAP’a kaydı bulunmayan iş deneyim belgeleri ihalede kullanılamaz.
- İdare, istekliler tarafından sunulan belgeleri EKAP üzerinden teyit eder.
- Belgedeki bilgiler ile EKAP kaydı arasında bir uyumsuzluk varsa, bu durum ihale sürecinde sorun çıkarabilir.
Yani kâğıt üzerinde düzgün görünen bir belge, EKAP’ta karşılığı yoksa ihale açısından değersizdir.
EKAP İş Deneyim Belgesi Sorgulama Nasıl Yapılır?
Sorgulama, kimin yaptığına göre farklı yollarla yürür. Platformdaki ekran ve menü adları zaman içinde değişebildiği için burada adım adım menü tarifi yerine genel işleyişi anlatıyoruz:
- Belge sahibi firma: EKAP’a kayıtlı kullanıcı hesabıyla giriş yaparak kendi adına düzenlenmiş belgelerin kayıtlarını görebilir ve bilgilerini kontrol edebilir.
- İhaleyi yapan idare: İsteklinin beyan ettiği belgeyi değerlendirme aşamasında EKAP üzerinden teyit eder. Bu, idarenin rutin kontrolüdür.
- Belgeyi düzenleyen kurum: Belgeyi EKAP üzerinden düzenlediği için kayıt bilgilerine erişimi vardır; tereddüt hâlinde yazılı olarak bilgi istenebilir.
- Belge satın almayı düşünen firma: Doğrudan başkasının hesabına erişemeyeceği için, belge sahibinden EKAP kaydını gösteren bilgileri talep etmeli ve bu bilgileri güvenilir bir yolla doğrulatmalıdır.
Sorgulamada Hangi Bilgilere Bakılmalı?
Belgenin EKAP’ta kayıtlı olması ilk şarttır, ama tek başına yeterli değildir. Kayıtta şu bilgilerin tutarlı olup olmadığı kontrol edilmelidir:
- Belge sahibi: Belge gerçek kişi adına mı, şirket adına mı? Ortak girişim belgelerinde hisse oranları nasıl?
- Belge türü: İş bitirme, iş durum, iş yönetme veya iş denetleme belgesi mi?
- Düzenleyen idare ve işin adı: Belgedeki işin, gireceğiniz ihalenin benzer iş tanımına uyup uymadığı buradan anlaşılır.
- Sözleşme ve kabul tarihleri: Belgenin kullanılabilir olup olmadığı bu tarihlere bağlıdır.
- Belge tutarı: Güncelleme hesabına esas olan tutar bilgisi doğru olmalıdır.
Kabul tarihinin neden bu kadar önemli olduğunu iş deneyim belgesi geçerlilik süresi yazımızda anlattık: Yapım işlerinde ilk ilan veya davet tarihinden geriye doğru son 15 yıl, mal ve hizmet alımlarında son 5 yıl içinde kabulü yapılmış işlere ait belgeler değerlendirmeye alınır.
Belge Tutarı ve Güncelleme
EKAP’ta görülen belge tutarı, belgenin düzenlendiği dönemin tutarıdır. İhalede ise bu tutar güncellenerek değerlendirilir. 13 Ağustos 2018 tarihli ve 30508 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan düzenlemeyle güncellemede, ihalenin ilk ilan veya davet tarihinin bulunduğu aydan bir önceki aya ait Yİ-ÜFE endeksi kullanılmaktadır. Ayrıntılar için güncelleme düzenlemesi yazımızı okuyabilirsiniz.
Sorgulamada Sık Yapılan Hatalar
Uygulamada karşılaştığımız sorunların önemli bir kısmı, kontrolün eksik ya da geç yapılmasından kaynaklanır. En sık görülen hatalar şunlardır:
- Yalnızca belgenin fotokopisine veya taranmış kopyasına bakıp EKAP kaydını hiç kontrol etmemek.
- Kaydın varlığını görüp belge sahibinin kim olduğunu, yani belgenin gerçekten kullanılacak şirkete ait olup olmadığını atlamak.
- Kabul tarihini ihalenin ilk ilan tarihiyle karşılaştırmadan belgeyi yeterli saymak.
- Kontrolü teklif hazırlığının son günlerine bırakmak; oysa bir uyumsuzluk çıktığında düzeltme için zaman gerekir.
Bu nedenle belge kontrolünü ihale takviminden bağımsız, önceden ve belgeli olarak yapmak en sağlıklı yoldur.
Belge Satın Almadan veya Şirket Devralmadan Önce
Hazır belge veya şirket devri söz konusu olduğunda sorgulama bir formalite değil, işin temelidir. Şu adımları öneriyoruz:
- Belgenin EKAP kaydını gösteren bilgileri ve belge suretini isteyin; belge üzerindeki bilgilerle kaydı karşılaştırın.
- Belgenin kimin adına olduğunu netleştirin. Ortağa ait belgelerde, tüzel kişinin yarısından fazla hissesine sahip ortağın belgesinin en az bir yıldır kesintisiz ortaklık şartıyla tüzel kişi adına kullanılabildiğini unutmayın.
- Belge şirket adına ise şirketin borç, vergi ve SGK durumu ile yasaklılık kaydını ayrıca inceletin. Bu konu A.Ş ile birlikte iş deneyim belgesi yazımızda ayrıntılı olarak ele alınmıştır.
- Devir ve sözleşme aşamasını uzman desteğiyle yürütün; devir işlemleri sayfamızda sürecin genel hatlarını bulabilirsiniz.
Sıkça Sorulan Sorular
EKAP’ta kaydı olmayan eski bir belgeyi kullanabilir miyim?
Hayır. EKAP’a kaydı bulunmayan belgeler ihalede kullanılamaz. Eski tarihli belgeler için kayıt durumu, belgeyi düzenleyen idareyle birlikte kontrol edilmelidir.
Başka bir firmanın belgesini kendim sorgulayabilir miyim?
Başkasının kullanıcı hesabına erişiminiz olmadığı için bu genellikle mümkün değildir. Satın alma veya devir öncesinde belge sahibinden kayıt bilgilerini istemek ve bunları güvenilir bir yolla teyit ettirmek gerekir.
EKAP kaydı olan her belge ihalede kabul edilir mi?
Hayır. Kayıt şarttır ama benzer iş tanımı, süre sınırı, güncellenmiş tutarın yeterliliği ve belge sahibi ile istekli arasındaki ilişki de ayrıca değerlendirilir.
Belgedeki bilgiler hatalıysa ne yapılır?
Belgeyi düzenleyen idareye başvurularak durumun incelenmesi istenmelidir. Düzeltme imkânı ve usulü her dosyanın kendi koşullarına göre değişir.
Belgenizi Birlikte Kontrol Edelim
Her belge ve her ihale kendi şartlarıyla ayrıca incelenmelidir; bu yazıdaki bilgiler genel niteliktedir. MRT Danışmanlık olarak 20 yılı aşkın tecrübemizle belge kontrolü, satılık iş deneyim belgesi listesi ve devir süreçlerinde yanınızdayız. 0533 767 59 23 numarasından telefon veya WhatsApp ile ulaşabilir ya da iletişim sayfamızdan bize yazabilirsiniz.